سوالات مصاحبه سردفتری

تفاوت ماهوی و اجرایی کار با سامانه کاتب نسبت به سامانه ثبت آنی چیست؟

خب واقعیتش اینه که سامانه کاتب به عنوان یک پلتفرم جامع و جدید خدمات ثبتی دیجیتال، رویکردش متمرکز کردن تمام فرآیندهاست. در حالی که سامانه ثبت آنی بیشتر هسته مرکزی تنظیم سند بود، در کاتب ما با یک اکوسیستم کامل از نوبت‌دهی تا احراز هویت غیرحضوری طرف هستیم و عملاً ارباب‌رجوع بخش زیادی از کار رو قبل از ورود به دفترخانه انجام میده.

اگر توکن امضای الکترونیک سردفتر در حین تنظیم سند نهایی گم شود یا کار نکند، چه اقدامی می‌کنید؟

بلافاصله بعد از این که متوجه این موضوع شدم، اولویتم توقف فرآیند تنظیم نهایی سند هست چون بدون توکن امضای الکترونیک یا همون Hard Token، هیچ سندی اعتبار قانونی پیدا نمی‌کنه. در قدم اول خونسردی رو حفظ می‌کنم و با پشتیبانی فنی کانون یا واحد انفورماتیک تماس می‌گیرم تا پروسه ابطال گواهی قبلی و صدور گواهی جدید رو استارت بزنم، چون امنیت توکن خط قرمز ماست.

در صورت قطعی سامانه ثنا هنگام احراز هویت یک متعامل که عجله دارد، چه برخوردی دارید؟

ببینید، تو این موقعیت حساس که سامانه ثنا قطع شده، طبیعتاً ارباب‌رجوع کلافه میشه. اما من سعی می‌کنم با آرامش توضیح بدم که احراز هویت بدون استعلام از ثنا یعنی سند بی‌اعتبار. معمولاً تو این شرایط، مدارک فیزیکی رو چک می‌کنم و ازشون می‌خوام کمی صبر کنن یا اگر قطعی سراسری باشه، نوبتشون رو برای اولین تایم ممکن بعد از وصل شدن سامانه رزرو می‌کنم.

کاربرد دقیق اسکنر اثر انگشت بیومتریک در فرآیند تنظیم سند چیست؟

یه نکته خیلی مهم اینجاست که اسکنر اثر انگشت بیومتریک صرفاً یه ابزار ثبت حضور نیست؛ این دستگاه مستقیماً به دیتابیس ثبت احوال متصله و وظیفه تطبیق زنده یا همون Live رو داره. ما از این طریق مطمئن می‌شیم فردی که الان روبروی ما نشسته و می‌خواد امضا کنه، دقیقاً همون صاحب کد ملی هست و جلوی جعل هویت رو به طور کامل می‌گیریم.

چگونه صحت اطلاعات وارد شده در سامانه ثبت من توسط ذی‌نفع را راستی‌آزمایی می‌کنید؟

طبیعتاً تو این کار، اعتماد به اطلاعاتی که کاربر خودش در سامانه ثبت من وارد کرده کافی نیست. من همیشه این‌جوری عمل می‌کنم که تمام اقلام اطلاعاتی رو با اصل مدارک هویتی و مالکیتی تطبیق میدم. سامانه ثبت من یه ابزار عالی برای پیگیری و شفا‌ف‌سازی هست، اما مسئولیت نهایی تصدیق اصالت با سردفتره و نباید به دیتای اولیه اکتفا کرد.

اگر در حین کار با سامانه ثبت آنی، شناسه یکتا برای سند صادر نشود، مشکل کجاست؟

چیزی که تجربه به من یاد داده اینه که عدم صدور شناسه یکتا معمولاً یا به خاطر اختلال در ارتباط با سرور مرکزی هست یا ناقص بودن یکی از فیلدهای اجباری مثل کد پستی یا کد ملی. اول اتصال شبکه رو چک می‌کنم و بعد ارورهای احتمالی فیلدها رو بررسی می‌کنم. تا شناسه یکتا نیاد، عملاً سندی در کار نیست و نباید پرینت نهایی گرفت.

نحوه برخورد شما با همکاران دفتریار در صورتی که در محاسبات هزینه اشتباه کنند چیست؟

به عقیده من، اشتباه توی محاسبات مالی اونم تو محیط شلوغ دفترخانه ممکنه پیش بیاد. من به جای توبیخ در جمع، تو یه فرصت مناسب و خصوصی با همکار دفتریار صحبت می‌کنم و با هم یک بار دیگه تعرفه‌های قانونی رو توی سیستم مرور می‌کنیم. هدفم اینه که ساختار تیم حفظ بشه و یادگیری اتفاق بیفته، نه اینکه استرس کاری رو بیشتر کنم.

چرا استفاده از VPN در سیستم‌های متصل به کاتب ممنوع و خطرناک است؟

منطقی‌ترین کار اینه که امنیت شبکه ملی اطلاعات رو به خطر نندازیم. استفاده از VPN باعث تغییر IP میشه و سیستم‌های امنیتی سازمان مثل کاتب و ثبت آنی، این تغییر رو به عنوان یک دسترسی غیرمجاز یا حمله سایبری شناسایی می‌کنن که منجر به مسدودی پنل کاربری دفترخانه میشه و باز کردنش پروسه اداری طولانی داره.

حدوداً چند درصد از وقت شما باید صرف بررسی اصالت اسناد قدیمی قبل از ورود به سیستم شود؟

اگه بخوام صادق باشم، شاید حدود ۳۰ تا ۴۰ درصد انرژی و تمرکز ما باید روی بررسی فیزیکی و اصالت‌سنجی اسناد قدیمی و بنچاق‌ها قبل از ورود دیتا به سیستم باشه. چون اگه دیتای غلط وارد سامانه بشه، اصلاحش مکافاته و مسئولیت حقوقی سنگینی برای سردفتر ایجاد می‌کنه، پس دقت اولیه خیلی حیاتی‌تر از سرعت تایپ کردنه.

رویکرد شما برای مدیریت صف ارباب‌رجوع در روزهای شلوغ پایان سال چیست؟

تو این موقعیت خاص که معمولاً اسفندماه پیش میاد، سیستم نوبت‌دهی سامانه کاتب خیلی به کار میاد. من سعی می‌کنم با تقسیم کار دقیق بین کارکنان و اولویت‌بندی اسنادی که مهلت قانونی دارن، فشار رو مدیریت کنم. ضمن اینکه با خوشرویی از مراجعین می‌خوام صبور باشن و بهشون اطمینان میدم که کارشون طبق نوبت و با دقت انجام میشه.

در صورت مغایرت تصویر اسکن شده در سامانه ثبت آنی با چهره مراجع، چه می‌کنید؟

به تجربه ثابت شده که گاهی تغییرات ظاهری افراد باعث این شک میشه. اما وظیفه من به عنوان سردفتر اینه که ریسک نکنم. در این شرایط، علاوه بر تطبیق مجدد با کارت ملی هوشمند، از سوالات انحرافی برای احراز هویت استفاده می‌کنم و نهایتاً اگر شکم برطرف نشد، از سامانه ثبت احوال استعلام مجدد می‌گیرم تا هویت فرد کاملاً محرز بشه.

نقش توکن امضای الکترونیک در اعتباربخشی به اسناد تعهدآور چیست؟

واقعیتش رو بخواید، توکن امضای الکترونیک یا همون دانگل سخت‌افزاری، حکم مهر و امضای نهایی و غیرقابل انکار سردفتر رو در فضای دیجیتال داره. بدون اتصال این توکن به سیستم، سند در حد یک پیش‌نویس باقی می‌مونه و هیچ ارزش قانونی و اجرایی نداره، پس حفاظت فیزیکی و امنیتی از این توکن برای ما از نون شب واجب‌تره.

آیا امکان ویرایش سند پس از اخذ شناسه یکتا در سامانه وجود دارد؟

نکته کلیدی اینجاست که بعد از صدور شناسه یکتا، سند قفل میشه و امکان ویرایش محتوایی وجود نداره. اگر اشتباهی رخ داده باشه، باید سند رو اقاله یا فسخ کنیم و یک سند جدید تنظیم بشه که هزینه‌بر و زمان‌بره. برای همین همیشه قبل از ارسال نهایی برای اخذ شناسه، پیش‌نویس رو چند بار با متعاملین چک می‌کنیم.

چگونه استرس ناشی از قطعی مکرر سامانه کاتب را در محیط کار مدیریت می‌کنید؟

من این‌جوری یاد گرفتم که تکنولوژی همیشه بی‌نقص نیست. وقتی سامانه کاتب قطع میشه، به جای غر زدن یا انتقال استرس به ارباب‌رجوع، تمرکز تیم رو میذارم روی کارهای جانبی مثل آماده‌سازی مدارک فیزیکی، کپی گرفتن و تکمیل بایگانی تا به محض وصل شدن سیستم، فقط دکمه ثبت رو بزنیم. اینطوری زمان مرده رو زنده می‌کنیم.

اگر یکی از کارمندان دفترخانه رمز عبور سامانه ثبت من را فراموش کند، راهکار چیست؟

معمولاً تو این شرایط، راهکار رسمی بازیابی رمز عبور از طریق درگاه ملی خدمات دولت هوشمند هست. اما من همیشه به همکاران توصیه می‌کنم که رمزهای ورود به سامانه‌های حیاتی مثل ثبت من رو در جایی امن یادداشت کنن، چون پروسه بازیابی گاهی وقت‌گیره و ممکنه کار ارباب‌رجوع رو لنگ بذاره.

به نظر شما مهمترین ویژگی اخلاقی یک سردفتر در مواجهه با اسناد محرمانه چیست؟

به نظرم بهترین جواب امانت‌داری و رازداریه. مردم خصوصی‌ترین مسائل مالی و خانوادگی‌شون رو میارن توی محضر. اگر حس کنن ذره‌ای از این اطلاعات به بیرون درز می‌کنه، اعتمادشون به کل نهاد سردفتری از بین میره. حفظ محرمانگی اسناد برای من یه اصل مقدس و غیرقابل مذاکره‌ست.

در مواجهه با ارور “عدم تطبیق اثر انگشت” در اسکنر بیومتریک چه اقدامی می‌کنید؟

وقتی با این موقعیت روبرو میشم، اول از تمیز بودن سنسور اسکنر اثر انگشت و انگشت فرد مطمئن میشم. خیلی وقتا مشکل با یه دستمال مرطوب حل میشه. اگه نشد، از انگشت‌های جایگزین استفاده می‌کنیم و اگه باز هم سامانه خطا داد، باید مراجع رو راهنمایی کنیم که بره ثبت احوال و مشکل دیتابیس اثر انگشتش رو حل کنه.

میزان آشنایی شما با بخش‌نامه‌های جدید سازمان ثبت در خصوص تعرفه‌های حق‌التحریر چقدر است؟

اگه ازم بپرسن، می‌گم به روز بودن با بخشنامه‌ها وظیفه روزانه ماست. تعرفه‌ها هر سال تغییر می‌کنه و سامانه ثبت آنی معمولاً اتوماتیک آپدیت میشه، اما من خودم رو موظف می‌دونم که فرمول محاسبات رو بلد باشم تا اگه مشتری سوال کرد چرا هزینه اینقدر شد، بتونم با استناد به قانون و بخشنامه جدید براش شفاف‌سازی کنم.

اگر مشتری درخواست ثبت سندی خلاف مقررات سامانه کاتب داشته باشد، واکنش شما چیست؟

تو این موقعیت خاص، قاطعیت همراه با احترام لازمه. من با آرامش بهش توضیح میدم که سامانه کاتب اصلا اجازه ثبت چنین موردی رو نمیده و این کار خلاف قانونه. تحت هیچ شرایطی اعتبار دفترخانه و توکن امضای خودم رو برای یک سند غیرقانونی به خطر نمی‌اندازم، حتی اگه مشتری ناراحت بشه و بره.

چه تفاوتی بین استعلام ثبتی ملک در سامانه قدیم و جدید وجود دارد؟

یه بار تو یه موقعیت مشابه دیدم که سرعت پاسخگویی در سیستم‌های جدید خیلی بهتر شده. قبلاً استعلام‌ها دستی و کاغذی بود و روزها طول می‌کشید، اما الان در بستر یکپارچه، استعلام وضعیت ملک تقریباً آنی یا نهایتاً ظرف ۴۸ ساعت میاد که این سرعت عمل، جلوی خیلی از کلاهبرداری‌های ملکی رو می‌گیره.

در صورت خرابی پد امضا هنگام اخذ امضای دیجیتال از مشتری، چه می‌کنید؟

خب، سوال جالبیه چون ابزار کار ماست. اگر پد امضا خراب بشه، کار قفل نمیشه ولی سخت میشه. معمولاً تو این شرایط از پد یدکی استفاده می‌کنیم یا اگر سیستم اجازه بده، فرآیند رو به سیستم همکار دیگه منتقل می‌کنیم. مهم اینه که مشتری معطل خرابی سخت‌افزار ما نشه و کارش راه بیفته.

چگونه از امنیت فیزیکی توکن امضای الکترونیک خود در پایان ساعت کاری اطمینان حاصل می‌کنید؟

من اینو این‌جوری می‌گم که توکن ناموس کاری سردفتره. پایان هر روز کاری، توکن رو از سیستم جدا می‌کنم و داخل گاوصندوق امن دفترخانه می‌ذارم. هرگز توکن رو روی سیستم رها نمی‌کنم و رمزش رو هم در اختیار هیچ احدی، حتی دفتریار، قرار نمیدم چون مسئولیت هر امضایی با منه.

دیدگاه شما درباره حذف دفاتر فیزیکی و جایگزینی کامل با سامانه ثبت آنی چیست؟

به هر حال تو عمل این یه تغییر مثبت و اجتناب‌ناپذیره. نوشتن توی دفاتر جاری بزرگ و سنگین هم وقت‌گیر بود هم جاگیر. سامانه ثبت آنی سرعت و دقت رو بالا برده و امکان جستجو رو فراهم کرده. البته یه حس نوستالژیک به اون دفاتر هست، ولی تکنولوژی باعث شفافیت بیشتر و کاهش خطای انسانی شده.

اگر سیستم استعلام دارایی یا شهرداری قطع باشد، آیا سند را تنظیم می‌کنید؟

یه اصل مهم تو این کار اینه که بدون مفاصا حساب و استعلام‌های قانونی، تنظیم سند یعنی دردسر. من سند رو تنظیم اولیه می‌کنم و توی سیستم به صورت “پیش‌نویس” ذخیره می‌کنم، اما امضای نهایی و ثبت دفتر رو منوط می‌کنم به وصل شدن سیستم و دریافت پاسخ استعلام. قانون اجازه نمیده بدون این مدارک سند قطعی بزنیم.

تجربه شما در کار با بخش نوبت‌دهی سامانه کاتب چگونه است؟

من همیشه این‌جوری دیدم که نوبت‌دهی آنلاین کاتب نظم خوبی به دفترخونه میده. دیگه شاهد تجمع بی‌مورد مردم نیستیم. البته هنوز بعضی مراجعین سنتی عادت دارن حضوری بیان، که ما با حوصله راهنمایی‌شون می‌کنیم چطور از اپلیکیشن استفاده کنن تا برای کارهای بعدی‌شون راحت‌تر باشن و توی صف نمونن.

در صورتی که ارباب‌رجوع مدارک احراز هویت ناقص داشته باشد ولی اصرار به تنظیم سند کند، چه می‌کنید؟

در مواجهه با این چالش، من خیلی محترمانه ولی قاطع برخورد می‌کنم. بهش میگم که سامانه ثبت آنی و اسکنر بیومتریک اصلا اجازه عبور بدون مدارک کامل رو نمیدن و دست من نیست. سیستم طوری طراحی شده که تا مدارک آپلود نشه، دکمه مرحله بعد فعال نمیشه. اینطوری هم قانون رو رعایت کردم هم تقصیر رو انداختم گردن سیستم تا دعوا نشه!

مهمترین چالش امنیتی در استفاده از سامانه ثبت من برای کاربران چیست؟

چیزی که خیلی‌ها اشتباه می‌کنن اینه که فکر می‌کنن چون سامانه دولتیه، نیاز به مراقبت نداره. مهمترین چالش، فیشینگ و لو رفتن رمز عبور کاربرانه. من همیشه به مراجعین تاکید می‌کنم که پیامک‌های جعلی رو باز نکنن و فقط از آدرس رسمی وارد سامانه ثبت من بشن تا اطلاعات ملکی‌شون به خطر نیفته.

چگونه توازن بین سرعت کار و دقت حقوقی را در تنظیم اسناد حفظ می‌کنید؟

من این‌جوری یاد گرفتم که سرعت نباید فدای دقت بشه. شاید ارباب‌رجوع عجله داشته باشه، اما تبعات یه سند غلط سال‌ها دامن‌گیره. من از تمپلیت‌های آماده و استاندارد در سیستم استفاده می‌کنم تا سرعت تایپ بره بالا، ولی روی بخش‌های حیاتی مثل مشخصات ملک و شروط ضمن عقد، با وسواس و تمرکز کامل وقت می‌ذارم.

نقش دفتریار در فرآیند تایید نهایی اسناد در سامانه‌های جدید چیست؟

همون‌طور که می‌دونید، دفتریار هم مثل سردفتر توکن امضای مستقل داره. درسته که مسئولیت اصلی با سردفتره، اما دفتریار هم باید سند رو در سیستم ببینه و با توکن خودش تایید کنه. این یعنی یه نظارت دو مرحله‌ای که احتمال خطا و تبانی رو به شدت کاهش میده و سیستم رو سالم نگه می‌داره.

تقریباً چند درصد از مراجعین با فرآیندهای الکترونیک جدید مشکل دارند؟

یه چیزی حدود ۴۰ تا ۵۰ درصد مراجعین، خصوصاً افراد مسن، هنوز با فضای دیجیتال و سامانه کاتب غریبه‌ن. ما تو دفترخانه عملاً نقش معلم رو هم بازی می‌کنیم و با صبر و حوصله براشون توضیح میدیم که چطور کد رهگیری بگیرن یا امضای دیجیتال بزنن. این بخشی از مسئولیت اجتماعی ماست.

اگر اسکنر اثر انگشت خراب شود، آیا راه جایگزینی برای احراز هویت وجود دارد؟

ببینید، تو این موقعیت که سخت‌افزار یاری نمی‌کنه، پروتکل‌های اضطراری سازمان ثبت فعال میشه. معمولاً گزینه‌ای به نام “اخذ شناسه با تایید سردفتر” در سامانه وجود داره که مسئولیتش تماماً با منه. در این حالت من باید با وسواس چند برابر مدارک رو چک کنم و علت عدم اخذ اثر انگشت رو در سیستم توضیح بدم.

چگونه از بروز اشتباه در وارد کردن مبالغ ریالی در سامانه ثبت آنی جلوگیری می‌کنید؟

من همیشه این‌جوری عمل می‌کنم که برای مبالغ سنگین، از قانون “چهار چشم” استفاده می‌کنم؛ یعنی هم خودم چک می‌کنم هم میدم دفتریار چک کنه. ضمن اینکه سیستم معمولاً حروف مبلغ رو هم نشون میده که تطبیق میدیم. یه صفر کم و زیاد شدن می‌تونه زندگی یه نفر رو به باد بده، پس شوخی‌بردار نیست.

در صورت مواجهه با قطعی اینترنت در دفترخانه، اولویت اول شما چیست؟

بلافاصله بعد از این که نت قطع شد، اولویت من سوییچ کردن روی اینترنت پشتیبان یا همون خط رزرو هست. هر دفترخانه حرفه‌ای باید حداقل دو تا سرویس‌دهنده اینترنت داشته باشه. قطعی اینترنت یعنی تعطیلی کار و نارضایتی مردم، پس من همیشه یه مودم سیم‌کارت‌خور آماده به کار دارم تا وقفه به حداقل برسه.

آیا استفاده از توکن امضای سردفتر توسط کارمند ارشد دفترخانه مجاز است؟

تحت هیچ شرایطی این کار مجاز نیست و جرم محسوب میشه. توکن هویت دیجیتال منه و مثل شناسنامه می‌مونه. حتی اگر من در دفتر نباشم و کارمند ارشد بخواد کار رو راه بندازه، حق نداره از توکن من استفاده کنه. این خط قرمز امنیتی و اخلاقی منه و هیچ تبصره‌ای هم نداره.

اگر ارباب‌رجوع رمز یکبار مصرف (OTP) سامانه ثنا را دریافت نکند، چه می‌کنید؟

معمولاً تو این شرایط مشکل از اپراتورهای موبایله. من ازشون می‌خوام که یه بار گوشی رو خاموش روشن کنن یا اگه امکانش بود، درخواست ارسال مجدد کد رو می‌زنم. گاهی هم ممکنه شماره موبایلشون در سامانه ثنا قدیمی باشه که باید راهنمایی‌شون کنیم برن تو سامانه و شماره جدیدشون رو ویرایش کنن.

مهمترین مزیت سامانه کاتب نسبت به روش‌های سنتی از دیدگاه شما چیست؟

به عقیده من، شفافیت و سرعت بزرگترین دستاورد کاتبه. تو روش سنتی امکان جعل سند یا دستکاری تاریخ خیلی زیاد بود، اما تو کاتب همه چیز لاگ میشه و ردپای دیجیتال داره. این هم خیال مردم رو راحت می‌کنه هم کار نظارتی بازرسان سازمان ثبت رو دقیق‌تر و ساده‌تر می‌کنه.

حدوداً چند درصد از اسناد تنظیمی نیاز به استعلام دارایی دارند؟

یه چیزی حدود ۸۰ درصد اسناد قطعی غیرمنقول نیاز به مفاصا حساب دارایی دارن. البته اسناد رهنی یا وکالتی ممکنه معاف باشن. دونستن این درصدها و قوانین مالیاتی باعث میشه بتونیم به مشتری زمان دقیق‌تری برای تکمیل پرونده بدیم و الکی معطلش نکنیم.

اگر همکاران شما در دفترخانه پروتکل‌های امنیتی سیستم را رعایت نکنند، چه واکنشی دارید؟

از نظر من اولویت با امنیت کل مجموعه‌ست. اگه ببینم کسی پسوردش رو روی مانیتور چسبونده یا سیستم رو باز ول کرده، خیلی جدی و در عین حال محترمانه بهش تذکر میدم. چون یه اشتباه امنیتی کوچیک می‌تونه باعث هک شدن کل اطلاعات دفترخانه بشه و آبروی همه ما رو ببره.

چگونه با مشتری عصبانی که سیستم کارش را انجام نمی‌دهد برخورد می‌کنید؟

تو این موقعیت خاص، مشتری حق داره ناراحت باشه چون وقتش تلف شده. من اول باهاش همدلی می‌کنم و میگم “حق با شماست، ما هم کلافه شدیم”. بعد براش توضیح میدم که مشکل سراسریه و دست ما نیست و بهش پیشنهاد میدم شماره‌ش رو بذاره تا به محض وصل شدن سیستم، خودمون باهاش تماس بگیریم. اینطوری آروم میشه.

آیا تسلط بر تایپ ده انگشتی برای سردفتر ضروری است؟

خب واقعیتش اینه که ضروری نیست ولی یه مزیته. درسته که کارمندها تایپ می‌کنن، اما وقتی سیستم شلوغه یا کارمند نیست، سردفتری که بتونه سریع یه متن حقوقی رو توی سامانه تایپ و اصلاح کنه، خیلی جلوتره و کارش گیر نمی‌کنه. من خودم سعی می‌کنم سرعتم رو بالا نگه دارم.

کاربرد سامانه استعلام ممنوع‌المعامله در فرآیند تنظیم سند چیست؟

یه نکته خیلی مهم اینجاست که قبل از هر کاری باید مطمئن بشیم طرف معامله ممنوع‌المعامله نیست. سامانه ثنا و بانک اطلاعاتی ثبت، لیست افراد ورشکسته یا محجور رو داره. من همیشه قبل از تنظیم پیش‌نویس، کدملی رو استعلام می‌کنم تا اگه مشکلی بود، همون اول به مشتری بگم و وقتمون تلف نشه.

اگر سامانه کاتب برای یک ملک “بازداشت” اعلام کند، آیا امکان تنظیم سند وجود دارد؟

بلافاصله بعد از این که دیدم ملک بازداشته، دست نگه می‌دارم. تنظیم سند برای ملک بازداشتی یعنی تخلف آشکار و باطل بودن سند. حتی اگه مشتری قسم بخوره که مشکل حل شده، من تا زمانی که نامه رفع بازداشت توی سیستم نشینه و وضعیت ملک آزاد نشه، هیچ اقدامی نمی‌کنم.

چگونه از صحت عملکرد دستگاه کارتخوان (POS) متصل به سامانه ثبت مطمئن می‌شوید؟

طبیعتاً تو این کار مسائل مالی خیلی حساسه. دستگاه پوز دفترخانه مستقیماً به سامانه و خزانه متصله. من هر روز صبح یک تراکنش تستی یا موجودی‌گیری انجام میدم تا از اتصال شبکه مطمئن بشم. اگه پوز قطع باشه، امکان پرداخت حقوق دولتی و حق‌التحریر نیست و عملاً کار سند قفل میشه.

تجربه شما در استفاده از قابلیت “تصدیق اصالت سند” چیست؟

من اینو این‌جوری دیدم که این قابلیت جلوی خیلی از جعل‌ها رو گرفته. وقتی سند تنظیمی دفترخانه دیگه رو میارن برای وکالت یا کاری، اولین کارم اینه که بارکدش رو اسکن می‌کنم یا شناسه یکتا رو میزنم تو سیستم تا ببینم این سند واقعاً در دیتابیس ثبت وجود داره یا نه. اینطوری خیالم راحت میشه.

اگر در حین کار با سامانه، برق دفترخانه قطع شود، تکلیف سند نیمه‌کاره چیست؟

خوشبختانه سیستم‌های جدید وب‌بیس هستن و معمولاً دیتا روی سرور ذخیره میشه. اما من همیشه از UPS یا برق اضطراری برای سیستم‌ها استفاده می‌کنم تا با رفتن برق، کامپیوتر خاموش نشه و بتونم سند رو سیو نهایی کنم. نداشتن UPS برای یه دفترخانه تمام الکترونیک یه ریسک بزرگه.

چرا نباید رمز توکن امضا را در مرورگر ذخیره کرد؟

منطقی‌ترین کار اینه که هیچوقت رمزهای امنیتی رو سیو نکنیم. اگه سیستم ویروسی بشه یا کسی به کامپیوتر دسترسی پیدا کنه، با داشتن رمز ذخیره شده می‌تونه راحت از طرف من سند امضا کنه. من همیشه رمز رو دستی وارد می‌کنم و هیچوقت تیک “Remember Me” رو نمی‌زنم.

در صورت بروز اختلاف بین متعاملین پای امضای سند، نقش شما چیست؟

وقتی با این موقعیت روبرو میشم، نقش یه مشاور بی‌طرف رو بازی می‌کنم. سعی می‌کنم با استناد به قانون و مفاد سندی که تنظیم کردیم، موضوع رو براشون شفاف کنم. اگه دعوا بالا گرفت، کار رو متوقف می‌کنم و میگم تا وقتی توافق کامل نکنید، امضا نمی‌گیرم. دفترخانه جای دعوا نیست، جای توافقه.

حدوداً چقدر زمان برای آموزش یک کارمند جدید جهت کار با سامانه کاتب نیاز است؟

اگه بخوام واقع‌بین باشم، یه کارمند باهوش حدوداً یک ماه زمان می‌خواد تا به ریزه‌کاری‌های کاتب مسلط بشه. من تو این مدت دسترسی محدود بهش میدم و تمام کارهاش رو نظارت می‌کنم. آموزش حین کار بهترین روشه، ولی تا مطمئن نشم یاد گرفته، نمی‌ذارم سند مهمی رو نهایی کنه.

آیا امکان دسترسی به سامانه ثبت من از خارج از کشور وجود دارد؟

یه نکته فنی اینه که به دلایل امنیتی، معمولاً دسترسی به سامانه‌های ملی مثل ثبت من از آی‌پی‌های خارجی مسدوده. اگه ارباب‌رجوع خارج از کشوره، باید بهش بگیم که از وکیلش در ایران بخواد کارها رو پیگیری کنه یا اگه دسترسی داره، از بسترهای مجاز کنسولی استفاده کنه.

مهمترین درسی که از کار با سیستم‌های مکانیزه ثبتی گرفتید چیست؟

چیزی که تجربه به من یاد داده اینه که تکنولوژی برای کم کردن خطای ماست، نه حذف مسئولیت ما. سیستم هرچقدر هم پیشرفته باشه، آخرش این سردفتره که باید با دقت متن رو بخونه و هویت رو احراز کنه. نباید چشم‌بسته به ماشین اعتماد کرد، باید هوشیار بود و از ابزار درست استفاده کرد.